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2019年教科院研究生会例会制度细则

发布者: [发表时间]:2019-10-27 [来源]:教育科学学院 [浏览次数]:

2019年教科院研究生会例会制度细则

一、 例会性质界定:

研会例会:报备兼职辅导员、辅导员(各部门需提交该月整体工作量表及工作清单)

部长例会:报备兼职辅导员(主席团及各部门部长进行工作总结、制定工作计划)

分管部门例会:报备主席(近期工作布置及总结、分管部门工作情况汇报、工作调整)

部门例会:报备分管主席(近期工作布置及总结、工作情况汇报等视部门情况而定)

二、例会参会人员:

研会例会:研会全体成员参与

部长例会:主席团+全体部长成员参与

分管部门例会:分管主席+部长+全体部门成员参与

部门例会:部长+全体部门成员参与

PS:各项例会出勤均计入最终任职考核,请各位谨慎对待。

三、例会次数要求:

原则上研会例会每月1次,部长例会视工作情况而定,分管部门例会每个部门每月1次,部门例会每月1次。

相应会议可根据实际工作需求进行相应灵活调整,会后须上传会议记录(含相关照片)至办公室存档,计入研会全体成员工作考核。需注意部门例会不接受线上形式部门例会和分管部门例会可重叠,若重叠,只需交一份部门例会会议记录,需在参与人员中注明分管主席参与。

四、会议记录要求:

研会例会会议纪要(样例见后文附件一)

1.流程:各部门将会上发言材料word或截图等发送给办公室,由办公室整理撰写后,发送给主席团进行修订,最终上传研会大群供大家查看。

2.表头样例截图:

会议时间

201998日周日6:30

会议地点

田家炳南楼602

会议名称

教科院研会2019—2020学年第一学期次例会

参与人员

教科院全体研会成员

记录人

xxx

研会会议纪要不需附照片,后附签到记录,标注迟到&请假

分管部门例会会议记录(样例见后文附件二)

1.流程:由各部门成员撰写后,一周内发送至办公室陈莉1280196770@qq.com处,进行存档,用于学期末工作考核计算。

2.表头样例截图:

会议时间

2019923日周中午12:30

会议地点

研楼大厅

会议名称

办公室2019—2020学年第一学期9月分管部门例会

参与人员

Xxx、Mxx、Lxx、Wxx、Sxx(具体姓名)

缺勤人员

Axx

记录人

xxx

分管部门例会会议记录附开会情况照片

部门例会会议记录(与分管部门例会基本相似,不再赘述)

1.流程:由各部门成员撰写后,一周内发送至办公室陈莉1280196770@qq.com处,进行存档,用于学期末工作考核计算。

2.表头样例截图:

会议时间

2019923日周中午12:30

会议地点

研楼大厅

会议名称

办公室2019—2020学年第一学期9月部门例会

参与人员

Mxx、Lxx、Wxx、Sxx(具体姓名)

缺勤人员

Axx

记录人

xxx

部门例会会议记录附开会情况照片


附件一:

会议时间

2018年3月23日周五中午12:30

会议地点

田家炳南楼602

会议名称

教科院研会2017—2018学年第二学期第二次例会

参与人员

教科院全体研会成员

记录人

徐梦艳

会议内容

一、近期工作总结

(一)综合测评核对&公示

1. 各部门之间需做好交接工作,不要出现停滞情况;

2. 干事完成相应工作后,注意和部长、主席团汇报相应工作进展;

3. 讲座本加分问题错误的后期处理;

4. 领取新讲座本的相关事宜安排;

(二)值班人员的工作问题

1. 注意出勤时间;

2. 注意上下午值班人员之间的工作交接(在研会群里相互说明及时关注办公室的提醒),避免工作停滞问题;

(三)举办活动流程问题

1. 宣传:微信推送、悬挂横幅问题(需要申请,申请流程群内已说明);

2. 活动总结:羽毛球赛暂时未见推送;

二、 科技文化月活动开展

(一) 科技文化月材料时间周期变化20179月- 2018年4月

1. 由于上学期科技文化月活动时间未定,近期将立即开启活动;

2. 各部门近期可以开始积极准备相关事宜;

(二) 科技文化月优秀组织奖申报注意事项

1. 总结材料的撰写:办公室总负责(有意向同学也可加入,周日12点前反馈到办公室李茹主任处);

2. 关注2018年评奖方式的改变;

3. 负责人将活动分工及流程定好,交由部长、主席团审核,通过后及时开展活动;

4. 活动预算提交主席团审核,执行过程中不得随意超支,预算周日前发至主席团张玉楠处备案

5. 活动开展前将预告信息(以Word形式,图文并茂,简洁明了)发至李海华处提交校研会宣传;

6. 活动开展过程中对于现场的图片(条幅、海报、奖品、现场参与等)做全方位的材料收集;

7. 注重活动宣传:转发浏览量都很重要,以及多平台;

8. 其他:讲座统计的收集;

9. “科技文化之星”:于活动负责人中进行评选;

三、 其他常规工作Deadline一览表)

(一) 研会内部制度手册的修订:办公室4月15日

(二) 关于讲座本使用领取的说明:学术部,3月23日

(三) 科技文化月活动指南的申报:梅舒红,3月23日晚18:30;

(四) 关于研会内部成员出勤考核的说明:办公室3月23日

(五) 五四评优的填表说明、综测填表说明的完善:组织部,3月30日

(六) 提交五四评优的材料:纸质版——下周一上午提交好,许老师下午带去仙林;电子版——发给主席团仲敏;


附件二:

会议时间

2018年910日周一晚20:00

会议地点

研楼大厅

会议名称

敏行志协2018—2019学年第一学期9月分管部门例会

参与人员

徐梦艳、谢春艳、李雨霏、邱敏、李璐岚、刘伟杰、苗双双、唐彬、王雪、于盼、郑蒙蒙

缺勤人员

记录人

邱敏

内容梗概:

主要是新成员的自我介绍以及部长、副部、主席对敏行的工作内容及基地分配的事情进行了一个详细介绍,讲解志愿者招募的注意事项,最终确定各基地负责人。

会议过程:

1、新成员及部长自我介绍

  大家积极踊跃地对自己做了一个简单的自我介绍,增进成员间的了解,以便后期工作的顺利展开。

2、部长介绍敏行工作内容详情

   1)介绍敏行的服务对象有八个基地:特殊附小周一兴趣组、特殊附小周二兴趣组、特殊附小周四兴趣组、特殊附小体育组、儿童医院本部、儿童医院河西分部、脑科医院、汉江路小学,并且详细介绍各基地具体负责事项。

   2)介绍敏行第二项活动为暑假、寒假社会实践活动及毕业生档案整理。

3、介绍志愿者招募注意事项

    1)说明志愿者招募程序,并且相关负责人要做到公平公正

    2)安排志愿服务要合理,志愿者参与志愿活动次数要均分

    3)志愿者招募按照报名顺序先后来选择,并做好相应的统计表

    4)志愿者应该努力认真对待志愿活动,负责人要及时沟通基地与志愿者事宜

4、确定各基地负责人,分享部门章程及考核细则

会议总结:

此次活动共用一个半小时左右,部长们热情的介绍敏行工作详情,让成员感受到敏行是一个温暖有爱的大家庭。并对志愿者招募工作,大家都提出了自己的疑问和看法,大家积极发言促成了良好的工作氛围以及此次例会的顺利开展。这种交流能让我们了解到协会每个成员的特点,有助于以后各项工作的展开。此次活动让大家明白敏行志愿者协会的内涵与爱,每个人都应用心完成每一项工作。此外,本次例会的顺利展开,也能为下一次的活动做到最充分的准备。

会议剪影: